Frequently Asked Questions
General points
How to apply for a vacancy?
To apply for an open competition you must use the on-line application system. Consult the vacancy notices and then click on the "Apply" button next to the one that interests you. You will then have to fill an on-line application and submit it before the deadline of the competition (midnight Central European Time).
What do I need to apply?
Before beginning the application process, you will need to have an e-mail address in order to set up a user account. Once you have registered you will receive a confirmation by e-mail of your user account details and can then proceed with the application.
Please note that all the correspondence will be done through this email address, so please check that the email address is correct.
How do I know if I have all the qualifications to apply?
Please read the vacancy notice of the post carefully. It will give you all the necessary details (in the "What we are looking for" section) to check if you have the qualifications needed. Please check in particular the professional and technical competencies and the linguistic skills.
Do I have to complete my application in one session?
You do not need to enter all information in one session. You can save your details at any point and return to complete the application at a later time by logging on your user account.
We advise you not to wait until the last moment to submit your application.
Is there a time limit to fill the application form?
You will be automatically disconnected from the system after 20 minutes if you did not click on a "save" button at the bottom of the screen.
We advise you to click regularly on the "Save" button.
Can I attach other documents to the application form?
No, all the information in support of your application must be in your form; no other documents will be accepted and no other additional information will be considered after the deadline of the vacancy notice. If your application form is not complete, it will not be considered.
Original and copies of your diploma(s) will only be asked at the interview stage.
Can I send my application form in paper version or in an email?
No, all applications must be made on-line using this system, apart from in exceptional and justified circumstances (in this case, please contact us before the deadline). The Council of Europe will not accept applications sent by post, fax or e-mail.
I cannot submit my online application; what should I do?
There can be different explanations. Please check that:
- you have filled in all the compulsory information (indicated with an asterisk (*))
- all the sections appear in green and indicate "Complete"
- you have filled in all the sub-sections. For example for the "Personal Information" section there are three sub-sections to complete: "Main Personal Information", "Other Personal Information" and "Personal References".
- you have saved the page before clicking on another page. Once saved, the information will be kept in the system, even if you are disconnected, and you will be able to fill the other sections later.
Do I have to print out my application form?
Nous vous conseillons d'imprimer le formulaire de candidature avant de cliquer sur " soumettre " pour vous permettre de vérifier les informations que vous avez indiquées.
Can I edit the information in my application after having submitted my application?
Non, une fois votre formulaire de candidature soumis, vous ne pourrez plus le modifier. Vous pourrez seulement mettre à jour vos informations personnelles (voir ci-dessous).
Can I edit the information in my application after the deadline for applying?
Après la date limite seules les informations personnelles (adresse, n° de téléphone, ..) pourront être modifiées. Pour cela vous devez vous connecter à votre compte personnel, puis cliquer sur " Mon compte " dans le menu " Espace candidat " à droite de l'écran.
The deadline has passed; can I still apply?
Non, aucune candidature envoyée après la date limite (minuit heure d'Europe centrale) ne sera acceptée. Le bouton " soumettre " disparaîtra automatiquement après la date limite et vous n'aurez plus la possibilité de soumettre votre candidature.
How can I find my application?
Si vous avez déjà commencé ou soumis votre candidature, pour pouvez y accéder en cliquant sur "se connecter" dans l'espace candidat à droite de l'écran. Vous devrez alors indiquer votre adresse email ainsi que votre mot de passe pour accéder à votre formulaire.
How can I change my email address?
Pour modifier votre email, vous devez vous connecter à votre compte personnel, puis cliquer sur " Mon compte " dans le menu " Espace candidat " à droite de l'écran.
Puis cliquez sur " Editer les détails de connexion ", modifiez votre email, indiquez votre mot de passe actuel et cliquez sur " Enregistrer ".
Votre email sera modifié pour toutes vos candidatures.
How can I change my postal address?
Pour modifier votre adresse vous devez vous connecter à votre compte personnel, puis cliquer sur " Mon compte " dans le menu " Espace candidat " à droite de l'écran.
Puis cliquez sur " Editer votre profil " et modifiez votre adresse.
The email address I have used to apply is not valid any more. What should I do?
Vous devez vous connecter à votre compte pour modifier votre adresse email. Vous pouvez vous connecter en indiquant votre ancienne adresse email en tant que nom d'utilisateur, même si cette adresse n'est plus valide.
Une fois votre adresse email modifiée, vous devrez vous connecter avec votre nouvel email en tant que nom d'utilisateur.
Can I apply for several competitions?
Oui, vous pouvez postuler à plusieurs concours. Cliquez sur " Postuler " pour l'autre concours auquel vous souhaitez postuler et indiquez votre adresse email ainsi que votre mot de passe que vous avez utilisés pour créer votre compte.
Pour information, seules les informations personnelles seront conservées d'une candidature à l'autre et vous devrez renseigner à nouveau toutes les autres sections.
Do I need to create a new user account for each competition I apply for?
Non, il n'est pas nécessaire de créer un nouveau compte pour chaque concours auquel vous voulez postuler. Vous pouvez garder la même adresse email et le même mot de passe.
Veuillez noter que seules les informations personnelles seront conservées d'une candidature à l'autre et vous devrez renseigner à nouveau toutes les autres sections.
What should I do if I have forgotten my password?
Vous devez cliquer sur " se connecter " dans le menu à droite de l'écran, puis cliquer sur le bouton " Mot de passe oublié ? ". Un nouveau mot de passe vous sera alors envoyé par courriel.
Can I consult all emails that have been sent to me?
Oui. Pour cela vous devez vous connecter à votre compte personnel, puis cliquer sur " Mon compte " dans le menu " Espace candidat " à droite de l'écran. Cliquez ensuite sur " Voir mes e-mails ".
Veuillez noter que la correspondance avec les candidats sera envoyée à partir de l’adresse électronique suivante : [email protected] (veillez à avoir désactivé préalablement vos filtres de courriels indésirables pour cette adresse).
In which language should I complete my application?
Les candidatures doivent être complétées en français ou en anglais. Les candidatures rédigées dans une autre langue ne seront pas prises en considération.
On which criteria will the shortlisting be based?
La présélection se base sur les critères définis dans l'avis de vacance (niveau de diplôme, durée et qualité de l'expérience professionnelle, connaissances linguistiques,…). Tous les critères devront être atteints à la date limite de l'avis de vacance. Si votre formulaire de candidature n'est pas complet, votre candidature ne sera pas prise en considération.
Il sera demandé aux candidats invités aux épreuves et/ou aux entretiens d'apporter l'original et une copie de leurs diplômes, ainsi qu'une traduction certifiée si l'original n'est ni en français ni en anglais. Veuillez noter que toute offre d'emploi, ainsi que tout placement sur liste de réserve, sont sujets à la présentation de vos diplômes.
Sections in the application form
Do I need to provide three referees?
Yes, you will not be able to submit your application without the names of three referees.
How do I fill the "Education" section?
For each vacancy notice, there is a minimum level of education required. You should provide details of the diploma(s) you have at this level, as well as any other relevant diploma.
If you have diplomas to list in the « Higher Education » sub-section, you must indicate the level to which it corresponds. The list is based on the three-tier system established by Bologna: 1st cycle (based on at least three years of studies): Bachelor 2nd cycle (based on an additional one to two years of studies): Master 3rd cycle (post-graduate studies of two years or more): PhD.
What should I do if some of my studies did not lead to a diploma?
If you started a diploma course but did not obtain the diploma, please indicate this in the "Education" section and tick "Not obtained". If it was a training course, please indicate this in the sub-section "Training courses" in the section "Professional experience and Training".
Can a third cycle diploma replace the professional experience?
A third cycle diploma in a relevant field could, under certain conditions, replace part of the professional experience required, up to a maximum of one year.
Do I have to bring my diplomas?
Yes, applicants who are invited to exams and/or interviews will be asked to bring the original and copies of their diploma(s), and certified translations if the original is not in English or French.
We draw your attention that any possible offer of employment and placement on reserve list is subject to the presentation of these diplomas.
Will I be shortlisted if I have the level of education required (or a higher level) but not in the field requested in the vacancy notice?
If the vacancy notice specifies a particular professional qualification (e.g. a secretarial diploma), a higher qualification (like a university degree) in another field will not be considered as equivalent. In this case, the candidate may compensate for the lack of qualification by additional relevant experience, if this is mentioned in the vacancy notice.
How do I fill the "language skills" section?
You should indicate your mother tongue, your language skill levels in the two official languages of the Council of Europe (English/French), and in certain cases, in one or several other European language(s) required for a particular post. The definitions of the language competency levels (A1, A2, B1, B2, C1, C2) used in this section correspond to the Common European Framework of Reference.
You should evaluate your linguistic skills yourself as objectively as possible. These skills might be tested through the written exams and/or during the interview.
How do I fill the "professional experience" section?
You should enter details of all your professional experience and employment details. Please make sure that your job description is clear and comprehensive so we have a good understanding of your duties and responsibilities.
The length of the professional experience required is usually mentioned in the vacancy notice and will be considered as a shortlist criteria. This professional experience should be relevant for the post and should have taken place recently.
If your professional experience is not consecutive, please explain the reasons.
Will my traineeships be considered as professional experience?
No, your traineeships are considered as training courses and thus will not be taken into consideration in the calculation of the length of your professional experience.