Budget
Puis-je inclure la VTR dans les coûts de mon activité pilote ?
Oui. La VTR peut contribuer au cofinancement d'une activité, mais il s'agit également d'une reconnaissance de la contribution des bénévoles à un projet, ce qui se produit également dans les activités pilotes. Les règles de calcul et d'inclusion de la VTR sont les mêmes pour tous les types de subventions. Veuillez consulter la page dédiée pour plus d'informations.
Pour mon activité internationale, les frais de voyage ont été moins élevés que prévu. Puis-je utiliser le budget restant et l'utiliser pour la diffusion des résultats ?
Les subventions du FEJ sont accordées sur la base des informations fournies avec la demande. Certains éléments mineurs du projet, notamment la réaffectation des fonds entre les lignes budgétaires, sont possibles. Dans la limite du montant approuvé par le FEJ, vous pouvez déplacer des fonds entre les lignes budgétaires, pour autant que l'objectif du projet reste tel qu'approuvé. Tout nouveau coût non prévu dans le budget approuvé, ou si le changement concerne une augmentation des frais, une approbation préalable du FEJ est requise - contactez le FEJ en utilisant le système en ligne.
Dans quelles conditions puis-je utiliser les économies réalisées sur le projet et les réaffecter à d'autres coûts pertinents du projet ?
Les subventions du FEJ sont accordées sur la base des informations fournies avec la demande. Certains éléments mineurs du projet, notamment la réaffectation des fonds entre les lignes budgétaires, sont possibles. Dans la limite du montant approuvé par le FEJ, vous pouvez déplacer des fonds entre les lignes budgétaires, pour autant que l'objectif du projet reste tel qu'approuvé. Tout nouveau coût non prévu dans le budget approuvé, ou si le changement concerne une augmentation des frais, une approbation préalable du FEJ est requise - contactez le FEJ en utilisant le système en ligne.
Pouvons-nous acheter du matériel au lieu de le louer ?
Comme indiqué dans les instructions relatives à l'établissement des rapports financiers, les subventions du FEJ ne peuvent pas couvrir l'achat d'équipement ;
ces coûts sont inéligibles et ne peuvent pas être inclus dans le budget, même s'ils sont couverts par une autre source de financement, car certains calculs sont basés sur le coût total (par exemple, le cofinancement pour les activités internationales et la VTR), qui ne devrait inclure que les dépenses éligibles
Quelles preuves de dépenses devons-nous envoyer au FEJ ?
Veuillez lire attentivement les instructions pour la gestion financière et les rapports financiers du FEJ, qui indiquent pour chaque type de dépense quel type de preuve est nécessaire.
Pendant combien de temps devons-nous conserver les dossiers financiers du projet ?
Les dossiers financiers doivent être conservés par l'organisation bénéficiaire de la subvention pendant 10 ans et doivent être disponibles en cas d'audit.
Le voyage des participants peut-il être entièrement couvert par la subvention dans le cas d'une activité internationale ?
Oui. Même dans le cas d'activités internationales, qui nécessitent 1/3 de cofinancement, le FEJ ne précise pas quels coûts doivent être couverts par d'autres sources.
Que signifie le cofinancement pour le FEJ ?
Les projets sont cofinancés lorsque le coût total est couvert par au moins une autre source de revenus que le FEJ. Ceci est obligatoire pour les activités internationales (y compris pour les activités internationales dans le cadre d'un plan de travail annuel), qui doivent être cofinancées à hauteur d'au moins 1/3, mais c'est possible et bienvenu pour toutes les subventions. Les autres sources de revenus peuvent être les fonds propres de l'ONG, d'autres donateurs (publics ou privés), des sponsors ou même les contributions des participants.
Les participants peuvent-ils payer des frais de participation aux projets soutenus par le FEJ ?
Les participants peuvent contribuer à un projet, soit par des frais de participation, soit par une contribution à des coûts spécifiques, tels que le voyage. Toutefois, le FEJ n'encourage pas cette démarche, car de tels obstacles peuvent empêcher la participation pour des raisons financières.
Les participants à une activité internationale sont-ils autorisés à arriver plus tôt ou à partir plus tard par rapport aux dates de l'activité ? Les participants paient-ils des frais de participation aux projets soutenus par le FEJ ?
Oui, c'est possible, à condition que les frais de voyage ne soient pas plus élevés que si le participant était venu sur le lieu de la réunion uniquement pour l'activité et à condition que le FEJ ne couvre pas les frais liés aux jours supplémentaires (hébergement, repas). Les escales sur le chemin de/vers le lieu de réunion ne sont pas autorisées.
Si un participant fait une demande de visa afin de participer à notre projet, il doit payer les frais de visa lorsqu'il soumet sa demande à l'ambassade. Dans certains cas, il peut arriver que le visa soit rejeté. Le coût d'un visa refusé peut-il être couvert par la subvention du FEJ ?
Si l'organisation bénéficiaire considère que le refus de visa n'est pas dû à une quelconque responsabilité du participant, et si l'organisation bénéficiaire accepte d'inclure le coût du visa refusé dans les dépenses de la subvention du FEJ, alors la subvention du FEJ peut couvrir ce coût.
.Si un participant doit annuler sa participation à une activité internationale pour une raison objective, mais que les billets ont déjà été achetés, la subvention du FEJ peut-elle couvrir le coût du billet ?
Tout d'abord, l'organisme bénéficiaire doit vérifier avec le participant la raison objective pour laquelle il ne peut plus participer, et évaluer s'il s'agit d'une justification raisonnable pour abandonner. Si c'est le cas, l'organisation bénéficiaire et le participant doivent vérifier auprès de l'entreprise s'ils peuvent récupérer le coût du billet. Si le coût du billet ne peut pas être entièrement récupéré, l'organisation bénéficiaire doit évaluer si elle souhaite l'inclure dans les dépenses à couvrir par la subvention du FEJ, et dans ce cas, l'organisation bénéficiaire devra fournir des explications sur les raisons de l'annulation, les mesures prises pour récupérer le billet, et pourquoi elle souhaite demander au FEJ de couvrir ce coût.
Qu'est-ce que cela veut dire pour les FEJ des "frais administratifs"?
For the EYF, administrative costs can include costs such as office rent, costs for heating, electricity and water, and insurance up to 7% of the awarded grants for international activities and annual work plans starting from the 1 April 2023 deadline.
For pilot activities, up to the deadline of 1 June 2023 inclusive, the administrative costs could include salaries, office rent, costs for heating, electricity and water, and insurance. Starting from the deadline of 1 September 2023, also in pilot activities, administrative costs can only include costs such as office rent, costs for heating, electricity and water.
Qu'est-ce que cela veut dire pour le FEJ des salaires pour la coordination des projets?
À partir de la date limite du 1er avril 2023 pour les activités internationales et les plans de travail annuels et de la date limite du 1er septembre 2023 pour les activités pilotes, les projets approuvés par le FEJ peuvent inclure jusqu'à 10 % de la subvention accordée pour les frais de personnel pour la coordination du projet.
Cela signifie que l'ONG bénéficiaire peut utiliser son personnel pour des tâches de coordination de projet et inclure leurs salaires, partiellement ou totalement, dans la subvention demandée au FEJ.
La coordination de projet implique la gestion globale du projet et les tâches quotidiennes pour s'assurer que le projet avance et se déroule conformément au plan.