COVID-19
En raison de la pandémie de COVID-19, je ne peux pas mettre en œuvre mon projet comme prévu. Que dois-je faire ?
Veuillez réfléchir aux modifications que vous pourriez apporter à votre projet en termes de planification et de nature des activités, et recalculez le budget convenu. Ensuite, contactez le secrétariat du FEJ et présentez-nous vos propositions via la page communication du système en ligne du FEJ, comprenant un document fournissant des informations sur les modifications proposées, ainsi qu'un budget révisé à joindre à la page Validation.
Si vous avez besoin d'aide pour repenser, replanifier et redéfinir le budget, sachez que le FEJ a mis en place un service de consultance auquel les organisations en cours de mise en œuvre d'une subvention du FEJ peuvent demander conseil.
Lors de la conception de vos propositions de changement, n'oubliez pas que le format de l'activité peut être adapté, mais que le but, les objectifs et la portée de l'activité doivent être maintenus. Souvenez-vous également que dans tous les cas, vous devez obtenir l'approbation préalable du FEJ avant de mettre en œuvre vos propositions.
Quels changements d'activités peuvent être acceptés dans les circonstances actuelles ?
Modifications des lieux de réalisation du projet, des membres de l'équipe, des changements mineurs dans le programme ainsi que des dates d'activité (dans les limites du calendrier accepté) et une légère réaffectation des fonds dans le cadre du budget accepté.
Si vous êtes confronté à des circonstances qui nécessitent des changements dans votre projet, vous devez contacter le FEJ dès que possible dans le système en ligne. Tous les changements sont soumis à l'approbation du FEJ. Si des changements sont effectués sans l'approbation du FEJ, il est possible que certains coûts ne soient pas couverts.
Quels coûts liés à la COVID-19 peuvent être couverts par la subvention du FEJ ?
Les coûts liés à la COVID-19, y compris les coûts sanitaires, par la subvention du FEJ, à condition que ces coûts soient liés à l'application de règles légalement appliquées ou soient strictement nécessaires pour protéger la santé et la sécurité des organisateurs et des participants. Les décisions sont prises par le FEJ sur une base individuelle.
Exemples de demandes acceptées : matériel sanitaire pour les participants, tests PCR en cas d'obligation légale de déplacement, tests anti-gen ou auto-tests pour assurer la sécurité des participants et des organisateurs,, plateformes en ligne et abonnements à des services en ligne, frais d'annulation d'activités en raison d'annulations imprévisibles de voyage ou d'hébergement, billets remboursables et chambres individuelles. Encore une fois, pour que ces coûts soient acceptés, veuillez fournir tous les documents nécessaires au secrétariat du FEJ pour évaluer si ces frais étaient absolument nécessaires.
Jusqu'à quand les projets/activités soutenus par le FEJ peuvent-ils être prolongés ?
Les projets soutenus par le FEJ dont la date de fin initiale était en 2020 (comme indiqué dans le formulaire d'acceptation de la subvention) peuvent être prolongés jusqu'en mars 2022, mais pas au-delà. Ces activités doivent être finalisées d'ici mars 2022 et le rapport du projet doit être terminé d'ici mai 2022.
Les projets dont la date de fin initiale est 2021 (comme indiqué dans le formulaire d'acceptation de la subvention), peuvent être prolongés jusqu'en juillet 2022, mais pas au-delà. Ces activités doivent être finalisées en juillet 2022 et les rapports sur le projet doivent être terminés en septembre 2022.
Les activités qui doivent être finalisées en 2022 (comme indiqué dans le formulaire d'acceptation de la subvention) doivent être mises en œuvre selon le(s) calendrier(s) indiqué(s) au moment de la demande.
Les prolongations restent soumises à l'approbation du FEJ.
Le formulaire d'acceptation de la subvention signé par mon ONG a une date de fin qui n'est plus pertinente, que devons-nous faire ?
Vous pouvez demander une autre prolongation auprès du FEJ, qui peut être accordée selon les circonstances. Un avenant au GAF avec la date de fin révisée vous sera envoyé pour signature.
J'apporte des modifications aux activités et je fournirai des informations détaillées au FEJ dans le rapport final, est-ce possible ?
Non. Toutes les modifications importantes doivent être communiquées au FEJ pour approbation avant qu’elles ne soient mises en œuvre. Si vous apportez des modifications sans approbation, vous risquez de devoir restituer une partie ou la totalité de la subvention.
Une activité internationale peut-elle avoir lieu en ligne ?
Oui, en l'absence d'autres solutions possibles et avec une préparation appropriée, une activité internationale peut avoir lieu en ligne. Quant à la bonne organisation d'une activité internationale en ligne, vous avez la possibilité de demander le soutien du service de consultance que nous avons mis à disposition. Toutefois, l'objectif doit être que le changement de format de l'activité n'affecte pas négativement la qualité de l'activité, y compris ses buts et objectifs.
Les activités internationales doivent-elles répondre aux mêmes critères si elles sont en ligne ?
Oui. Nos critères restent les mêmes, mais vous pouvez contacter le secrétariat via le système en ligne si vous avez des préoccupations spécifiques à cet égard.
Les plans de travail doivent-ils toujours inclure des activités internationales ?
Oui, car nous pensons que les activités internationales sont au cœur de la nature des plans de travail. N'oubliez pas que toutes les activités d'un plan de travail ne doivent pas être internationales, il est donc possible de changer le type d'activité, tant qu’il reste au moins une activité internationale dans le plan de travail global.
Comment fonctionnent les rapports provisoires dans cette situation ?
Le but et les objectifs des rapports provisoires n'ont pas changé. Par exemple, vous êtes toujours tenu de fournir la preuve que l'activité a eu lieu, de fournir une liste des participants et de donner un aperçu des changements dans la section "Réflexion critique". Si le calendrier général de votre plan de travail a changé, la date limite du rapport provisoire sera modifiée en conséquence.
Mon ONG met en œuvre une subvention structurelle pour 2020-2021. Que se passe-t-il si nous ne mettons pas en œuvre ce que nous avons inclus dans la demande ?
Toutes les modifications des activités financées par le FEJ doivent être approuvées au préalable par le FEJ. En d'autres termes, si certaines de vos activités prévues doivent être modifiées en raison des défis causés par la pandémie de COVID-19, veuillez contacter le secrétariat du FEJ pour approbation avant d’apporter des modifications.
Les critères pour les subventions structurelles en 2022-2023 seront ils affectés par la COVID-19 ?
Le Comité de programmation pour la jeunesse doit en discuter et tout résultat important vous sera communiqué en temps utile.
Que faire si les frais de voyage des participants ne peuvent pas être remboursés en espèces, mais qu'ils peuvent recevoir un bon d'échange ? Peut-on encore rembourser l'ONG de ses frais de voyage dans le cas où un bon d'échange ne serait pas remboursé en espèces ?
Nous encourageons les participants et les organisations à faire de leur mieux pour obtenir un remboursement en espèces de la part de l'entreprise plutôt qu'un bon d'échange. Nous préférerions également un remboursement partiel en espèces à un bon d’échange. Dans le cas contraire, vous devrez fournir la preuve qu’un remboursement n’a pas été possible. Par conséquent, les bons d'échange pourraient être acceptés dans des cas exceptionnels, mais cela devrait être considéré comme un dernier recours et, dans la mesure du possible, tous les bons remis devront être utilisés pour de futures activités du FEJ.
Quels types de services/coûts informatiques pouvons-nous couvrir ?
Tous coûts raisonnables nécessaires pour transférer des activités d’un format hors ligne à un format en ligne, d’une manière accessible aux participants. N'oubliez pas que les subventions du FEJ peuvent couvrir la location de matériel informatique mais PAS son achat.
Si le budget est révisé et que le montant des dépenses a changé, la VTR doit-il être modifiée en conséquence ?
Quel doit être le format de la liste des participants dans le cas d'activités en ligne ?
Nous avons un modèle de liste de participants disponible sur notre site web. En cas d'activités se déroulant en ligne, nous vous demandons d'adopter une approche pragmatique pour prouver qui a participé. Cela peut inclure le téléchargement d'un rapport depuis votre logiciel de réunion en ligne, la prise d'une capture d'écran des participants, leur demande de signer un registre de présence en ligne, etc.