Rapport pour une activité internationale ou une activité pilote

Pour une activité internationale ou une activité pilote, vous êtes tenus :

Avant de préparer votre rapport, veuillez lire attentivement le contrat que vous avez signé et consulter toute la documentation disponible. 

Rapport pour un plan de travail annuel

Le rapport pour les plans de travail est divisé en deux parties. Un rapport intermédiaire, qui concerne seulement le rapport d’activité, est demandé (la date est mentionnée dans le contrat). Vous devez faire le point sur l'état d'avancement, les changements éventuels et les objectifs atteints jusqu'ici. Aucune facture n’est demandée, mais vous devez indiquer le coût final des activités ayant eu lieu jusqu'à présent (aussi réaliste que possible). Le rapport final doit nous être parvenu 2 mois après la dernière activité du plan de travail.

 

Rapport intermédiaire

  • La date du rapport intermédiaire est indiquée dans le contrat que vous avez signé ainsi que les conditions et les recommandations formulées par le Comité de Programmation pour la Jeunesse.
  • Ce rapport est destiné à évaluer comment la première partie du plan de travail s’est déroulée. Vous devez expliquer, pour chaque activité :
    • Quels objectifs ont été atteints ?
    • Comment ces objectifs ont été atteints ? Y a-t-il eu des changements/événements imprévus dans le déroulement ou l'organisation de l'activité ?
    • Si certains objectifs n’ont pas été atteints, pourquoi ?
    • Sur cette base, y-a-t-il des  modifications à apporter aux activités futures ?
  • Il s’agit principalement de faire un rapport sur le contenu, car le rapport financier vous sera demandé à la fin du plan de travail. Vous devez seulement indiquer si :
    • Le coût d'une activité a changé.
    • Une activité a été annulée.
    • Veuillez fournir une mise à jour/version finale du programme  des activités mises en œuvre et une liste des participants signée.
    • Nous n’attendons pas de rapport financier complet, mais que vous indiquiez pour chaque activité le coût total réel (ceci peut être ajusté dans le rapport final si nécessaire).

 

Rapport final

  • Deux mois après la fin de la dernière activité de votre plan de travail, vous devrez remplir un rapport financier détaillé de toutes les activités (y compris celles pour lesquelles vous avez soumis le rapport intérmédiaire).
  • Vous devrez également faire un retour sur le contenu du plan de travail. Ceci doit inclure :
    • Une réflexion globale et une évaluation du plan de travail dans son ensemble. L'objectif est d'avoir un aperçu critique. Voici des exemples de questions que vous devriez vous poser :
      • Toutes les activités mises ensemble ont-elles atteint l'objectif global du plan de travail ?
      • Avez-vous rencontré des problèmes ?
    • Un rapport expliquant comment la deuxième partie des activités s’est déroulée:
      • Quels objectifs spécifiques ont été atteints par chaque activité ?
      •  Comment ces objectifs ont été atteints?  Y a-t-il eu des changements/ événements imprévus dans le déroulement ou de l'organisation de la seconde moitié des activités ?
      • Qu’est-ce qui n’a pas été réalisé et pourquoi ?

Formulaires et lignes directrices

Comment rédiger un rapport pour une subvention structurelle de deux ans ?

En principe, la subvention a été accordée pour deux ans. À la fin de la première année, un rapport d'activité est demandé, ainsi qu’une estimation chiffrée pour le budget.

 A la fin de la deuxième année, un rapport plus détaillé est exigé, ainsi que des comptes certifiés/audités pour les deux années. Les comptes annuels de votre organisation pour les deux années concernées, signés par le représentant légal et validés par des auditeurs externes, doivent être envoyés au FEJ  dans les six mois suivant la fin de la période de deux ans.

Formulaires et lignes directrices