Longtemps, les données concernant les réfugiées à Erlangen ont été recueillies séparément et indépendamment par différentes institutions, ce qui a entraîné une perte d'information considérable et une charge de travail supplémentaire. C’est pourquoi, au printemps 2016, le Service Exécutif pour la Coordination de l’accueil des Réfugiés a décidé de mettre en place une base de données centrale qui a été développée en coopération avec une société informatique gérée par des étudiants de l'université d'Erlangen. Ce système a été conçu pour protéger les données privées : seuls quelques acteurs institutionnels ont accès à certaines données spécifiques, en fonction de la pertinence de l'information pour chaque institution.
Des informations sur l'origine, le genre, la profession, l'alphabétisation, la possession du permis de conduire et bien plus encore sont collectées dans la base de données.
Les institutions impliquées sont, par exemple, le service de consultation pour les migrants et les demandeurs d'asile de l'Association pour l’aide sociale des Travailleurs et de la Fondation Samaritaine des travailleurs, le bureau de placement, le pôle emploi, l'école professionnelle, le bureau d'assistance sociale, le centre d'éducation pour les adultes, le bureau des statistiques et autres.
