Dernière mise à jour le 24 janvier 2025

Cet avis de confidentialité explique de quelle manière le Conseil de l'Europe traite les données à caractère personnel soumises pour le recrutement externe, les candidatures spontanées, les mises à dispositions, les stages et les visites d'études. Il détaille les finalités du traitement des données des personnes candidates, la manière dont les informations sont utilisées, les mesures de protection mises en place et les droits dont disposent ces dernières en ce qui concerne leurs données à caractère personnel. Il indique également comment exercer les droits en matière de protection des données.

La protection de la vie privée étant une responsabilité permanente, le présent avis sera mis à jour lorsque nécessaire.

1 - Qui est responsable du traitement des données ?

La Direction des Ressources Humaines du Conseil de l'Europe (DRH ou "nous") est l’entité "responsable du traitement" en ce qui concerne le traitement des données à caractère personnel, ce qui signifie qu'elle a le pouvoir de décision concernant le traitement des données.

Le traitement des données personnelles est régi par le Règlement du Conseil de l'Europe sur la protection des données personnelles adopté par le Comité des ministres le 15 juin 2022.

2 - Quelles données personnelles traitons-nous et à quelles fins ?

Nous traitons les données à caractère personnel afin de recruter des personnes pour les emplois vacants, de recueillir des candidatures spontanées externes, de sélectionner des personnes pour des mises à dispositions, des stages ou des visites d'étude.

2.1 - Sélection des formulaires de candidature ou des CV

Afin de sélectionner les formulaires de candidature ou les CV des personnes qualifiées, nous sommes amenés, en particulier, à :

• Traiter les données relatives à l'identité et à la nationalité des personnes candidates ;
• Vérifier que la personne candidate remplit les conditions de recrutement, de mise à disposition ou de stage/visite d'étude spécifiées dans les règles de l'Organisation ainsi que dans l'avis de vacance ou l'appel à candidatures pour la mise à disposition ou le stage/visite d'étude concerné ;
• Évaluer l'expérience professionnelle, les études et les compétences de la personne candidate.

À ces fins, nous traitons les catégories suivantes de données à caractère personnel :

• Nom et prénom, adresse, genre, nationalité(s) et date de naissance ;
• Coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone) ;
• La durée minimale et maximale de travail souhaitée ;
• Motivation pour postuler ;
• Informations relatives à la candidature, en particulier la manière dont la personne candidate a eu connaissance de l’emploi vacant, et l'expérience professionnelle decette dernière , le cas échéant, avec le Conseil de l'Europe ;
• Informations pour l'évaluation des critères d'éligibilité ou de sélection. Il peut s'agir d'informations spécifiques concernant la nationalité d'un État membre du Conseil de l'Europe, le fait que la personne candidate n'a pas atteint l'âge de la retraite du Conseil de l'Europe, les qualifications ou l'expertise spécifiques, l'expérience professionnelle minimale, les compétences linguistiques, les liens de parenté avec les membres du personnel du Conseil de l'Europe, y compris leurs noms et la nature du lien de parenté avec la personne candidate;
• Parcours éducatif (type et domaine d'études, nom et pays de l'établissement d'enseignement, intitulé de la formation, si elle est en cours ou terminée, dates de début et de fin, et description du contenu principal de l'enseignement) ; 
• Expérience professionnelle, incluant le détail des emplois actuels et passés (titre de l’emploi, entité employeur, pays, type d'emploi, s'il s'agit d'un emploi actuel ou passé, dates de début et de fin, s'il s'agit d'un emploi à temps plein ou à temps partiel, et description du rôle et des responsabilités) ; 
• Aptitudes linguistiques et autres aptitudes ;
• Publications.

En ce qui concerne les personnes candidates aux possibles mises à disposition, nous pouvons également traiter, afin d'évaluer l'éligibilité de cette dernière, les données concernant le statut de la candidate ou du candidat en tant qu'employé·e ou membre du personnel d'une administration publique, les démarches effectuées par la candidate ou le candidat pour obtenir l'accord préalable de l'administration pour la mise à disposition, le nom d'une personne de contact au sein de l'administration, ainsi qu'une copie du contrat de travail et une fiche de paie.

Les candidates et candidats peuvent également être sollicité·es au sujet des besoins spécifiques qu’elles ou ils pourraient avoir afin de déterminer si des aménagements raisonnables du poste de travail seraient nécessaires.

2.2 - Tests et entretiens 

Lorsque les personnes candidates sont invitées à passer des tests, nous traitons les réponses fournies lors de ces tests, ainsi que les résultats des tests, les notes et les évaluations. Lorsque qu’il s’agit de tests en ligne avec surveillance à distance, le test peut impliquer l'enregistrement d'une vidéo de la candidate ou du candidat qui passe l'évaluation avec la webcam de son ordinateur.

Lorsque les personnes candidates sont invitées à un entretien, nous traitons les informations qu'elles fournissent au cours de l'entretien, ainsi que les observations faîtes et les notes prises par les personnes chargées de l'entretien, à l'égard des personnes candidates.

2.3 - Liste de présélection

Nous demandons aux personnes candidates dans la liste de présélection de fournir des informations personnelles supplémentaires, notamment :

• Des références (noms et prénoms des personnes de référence, adresses électroniques et contexte dans lequel la personne candidate a travaillé avec ces personnes) ;
• Des informations relatives à des procédures pénales et/ou à des fautes professionnelles graves ;
• Le délai de préavis auquel la personne candidate est actuellement soumise, le cas échéant.

Les listes de présélection peuvent également contenir des informations telles que la disponibilité, le profil, la motivation et les centres d'intérêt de la personne candidate.

2.4 - Vérification des antécédents

Avant de faire une offre d'emploi à une candidate ou un candidat dans la liste de présélection, nous pouvons procéder à une vérification de ses antécédents. L'objectif de cette vérification est de confirmer l'exactitude des informations fournies par la personne candidate et d'évaluer sa personnalité et son intégrité en recherchant toute activité passée susceptible de présenter des risques potentiels pour les activités et la réputation du Conseil de l'Europe.

Nous pouvons procéder à une vérification standard des antécédents d'une personne candidate dans la liste de présélection pour n'importe quel emploi. Cette vérification porte notamment sur l'identité, les études, le parcours professionnel et les références de cette dernière. À cette fin, nous pouvons contacter les personnes de référence indiquées, ses employeurs passés ou actuels ainsi que les établissements d'enseignement mentionnés par la personne candidate. Nous traiterons toute information supplémentaire concernant la personne candidate que celles-ci pourraient nous fournir volontairement. Nous pouvons également consulter des registres commerciaux et des bases de données publiques et traiter les informations pertinentes concernant la personne candidate.

La vérification renforcée des antécédents ne concerne que les personnes candidates dans la liste de présélection pour une nomination aux grades A6 et A7 ainsi que pour tout emploi en lien avec le Registre des dommages pour l'Ukraine, ou tout emploi lié aux questions de sécurité. Elle comprend (i) la vérification du casier judiciaire en ce qui concerne les infractions liées à l'emploi vacant et l'évaluation des risques associés, et (ii) l'identification de tous risques de sécurité liés à l'éventuel recrutement, tel que le risque de compromission, celui de conflit d'intérêts, de fuite d'informations ou encore de réputation. Nous traiterons toute information supplémentaire sur la personne candidate obtenue à la suite de ces vérifications.

2.5 - Préparation de l'offre

2.5.1 - Offre d'emploi

Afin de préparer une offre d'emploi, nous demandons aux personnes sélectionnées de fournir des informations personnelles supplémentaires. Ces informations sont ensuite utilisées pour calculer le salaire final et les indemnités et rédiger le contrat. Nous pouvons être amenés à demander les informations suivantes :

• Une copie de la pièce d'identité de la personne candidate pour vérification de son identité ;
• L'état civil de la personne candidate et les obligations alimentaires en cas de divorce ;
• Les données de la personne à prévenir en cas d'urgence : coordonnées et lien avec la personne candidate ;
• Les données concernant la conjointe ou le conjoint, la partenaire ou le partenaire de vie ou la partenaire ou le partenaire enregistré·e de la personne candidate, y compris les informations sur les revenus de la conjointe ou du conjoint ;
• Les données concernant les enfants à la charge de la personne candidate. 

2.5.2 - Mise à disposition

Afin de préparer le protocole d'accord concernant la mise à disposition, nous pouvons demander aux personnes sélectionnées de remplir un formulaire contenant les informations suivantes :

• Les nom et prénom, genre, date et lieu de naissance ;
• La langue de travail préférée ;
• Les coordonnées (adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone) ;
• Si la personne candidate a déjà travaillé au Conseil de l'Europe ;
• La situation familiale, y compris des informations sur la conjointe ou le conjoint, la partenaire ou le partenaire de vie ou la partenaire ou le partenaire enregistré·e et les enfants de la personne candidate;
• Si des membres de la famille de la personne candidate sont employés par une organisation internationale et, en particulier, par le Conseil de l'Europe, et les détails pertinents, le cas échéant ;
• Les données de la personne à prévenir en cas d'urgence : coordonnées et lien avec la personne candidate.

Nous pouvons également demander une copie de la pièce d'identité de la personne candidate pour vérifier son identité et ses coordonnées bancaires.

2.5.3 - Stage/visite d'étude

Afin de préparer la convention de stage, nous demandons aux personnes sélectionnées de fournir des informations personnelles supplémentaires. Nous pouvons demander les informations suivantes :

• Date de naissance ;
• Genre ;
• Situation familiale (statut marital) ;
• Coordonnées (adresse postale, courriel, numéro de téléphone) ;
• Coordonnées bancaires ;
• Copie de la pièce d'identité de la candidate ou du candidat pour vérification de son identité.

3 - Quelle est la base juridique du traitement des données à caractère personnel ?

Nous traitons les données personnelles sur la base du Statut et des Arrêtés relatifs au personnel du Conseil de l’Europe et d'autres instruments juridiques internes applicables, y compris les textes adoptés par le Comité des Ministres et ceux adoptés par la Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général ou une autorité déléguée, en particulier :

• L'Arrêté n°1232 fixant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel temporaire en France ;
• L'Arrêté n°1234 définissant les conditions de recrutement et d’emploi du personnel recruté localement dans les lieux d’affectation du Conseil de l’Europe hors de France ;
• L'Arrêté n° 1345 du 23 avril 2012 relatif aux stages et visites d’étude effectués au sein du Secrétariat Général du Conseil de l’Europe ;
• La Résolution CM/Res(2012)2 portant Règlement des mises à disposition au Conseil de l’Europe.

Nous traitons également des données à caractère personnel afin de prendre des mesures à la demande de la personne concernée avant de conclure un contrat avec elle.

Enfin, nous traitons les données dans le cadre du programme de parrainage sur la base du consentement.

4 - Comment collectons-nous et conservons-nous les données à caractère personnel ?    

4.1 - Collecte de données à caractère personnel

Nous collectons les données à caractère personnel que nous recevons directement des personnes candidates qui remplissent les formulaires de candidature sur le site web du Conseil de l'Europe, via notre plateforme de recrutement. Nous pouvons également collecter des données à partir de CV, y compris de CV spontanés soumis par ces dernières.

Lorsque les personnes candidates passent un test ou un examen ou participent à un entretien, nous collectons les données qu'elles fournissent en réponse au test via les plateformes de nos prestataires de services (voir la section 5 sur l'accès aux données ci-dessous) ou aux questions/devoirs de l'examen, ainsi que les informations qu'elles fournissent au cours de l'entretien. Lorsque les personnes candidates sont invitées à passer des tests en ligne avec une surveillance à distance, le test peut impliquer l'enregistrement d'une vidéo de la personne candidate qui passe l'évaluation avec la webcam de l'ordinateur.

Aux fins des vérifications classiques des antécédents, nous traitons les informations sur la personne candidate fournies volontairement par les personnes de référence de cette dernière, par les anciens ou actuels employeurs ainsi que par les établissements d'enseignement que nous pouvons contacter. Nous pouvons également consulter des registres commerciaux et des bases de données publiques pour obtenir les informations pertinentes concernant la personne candidate.

Aux fins d'une vérification approfondie des antécédents, nous traitons des informations sur la personne candidate obtenues à partir de la collecte et de l'analyse de données accessibles au public. Il peut s'agir notamment de la consultation de bases de données judiciaires, de sites institutionnels, de registres du commerce, de bases de données d'entreprises, de listes de sanctions, de sites de marchés publics, de sources de presse, de réseaux sociaux et de forums en ligne.

En ce qui concerne les personnes candidates à des stages et à des visites d'étude, des informations personnelles supplémentaires (voir section 2.5.3 ci-dessus) sont collectées via l’outil Microsoft Forms. Cet outil est également utilisé pour l’acceptation de l'offre officielle de stage. Vous trouverez des informations sur la sécurité et la confidentialité de Microsoft Forms ici.

Les stagiaires sélectionné·es sont invité·es à télécharger une copie de leur pièce d'identité et de leurs coordonnées bancaires sur l'outil interne du Conseil de l'Europe : mycloud.coe.int.

4.2 - Stockage des données à caractère personnel

Toutes les données à caractère personnel sous format électronique sont conservées sur les serveurs du Conseil de l'Europe ou de ses prestataires de services sous contrat. Ces serveurs sont situés dans l’Union européenne. Nous avons mis en place des mesures pour protéger vos données, y compris des mesures de sécurité appropriées contre la perte accidentelle, l’utilisation ou la consultation non autorisée, ainsi que la modification ou la divulgation. Ces mesures comprennent l’utilisation de serveurs cryptés, la limitation de l’accès à toutes les bases de données aux seules personnes qui en ont besoin et la sauvegarde sécurisée de toutes les données.

Lorsque certaines données à caractère personnel sont conservées par nos prestataires de services (voir section 5.1 ci-dessous), nous veillons à ce qu’elles soient stockées dans des pays qui garantissent un niveau de protection équivalent à celui du Règlement du Conseil de l'Europe sur la protection des données personnelles, et que ces prestataires mettent en œuvre des mesures technologiques appropriées pour protéger les données contre la perte accidentelle, la destruction, les dommages, l'altération ou encore la divulgation.  

5 - Qui a accès aux données à caractère personnel ?

5.1 - Sélection des personnes candidates 

Les données personnelles des personnes candidates sont accessibles aux membres de la DRH en charge du recrutement et peuvent être partagées avec les Correspondantes et Correspondants RH (membres du personnel d'une Grande Entité Administrative qui coordonnent toutes les questions relatives aux ressources humaines pour leur entité et qui sont le point de contact pour la DRH). Les données peuvent également être partagées avec la direction, le département, la division ou l'unité qui recrute, lorsque cela est nécessaire à la sélection des personnes candidates.

La Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général peut avoir accès à l’ensemble des données personnelles des personnes candidates. Les membres du personnel auxquelss la Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général a délégué des pouvoirs conformément au Cadre général de délégation peuvent également avoir accès aux données conformément à la délégation.

5.1.1 - Recrutement 

• Tests et examens

En ce qui concerne les tests et les examens, les données peuvent également être consultées par des correctrices et correcteurs d'évaluation, des fournisseurs de tests en ligne ou des surveillantes et surveillants en ligne qui peuvent être des prestataires de services du Conseil de l'Europe. Ces prestataires de services sont liés par des clauses contractuelles spécifiques encadrant toutes les opérations de traitement de données à caractère personnel effectuées au nom du Conseil de l'Europe, afin de garantir que les données sont traitées conformément au Règlement du Conseil de l'Europe sur la protection des données à caractère personnel. Nous ne partagerons que les données strictement nécessaires à la fourniture de ces services.

Si une personne candidate est invitée à passer des tests ou des examens en ligne fournis par l'un de nos prestataires de services, il recevra un avis de confidentialité spécifique avec l'invitation.

• Entretiens

En ce qui concerne les entretiens, les données à caractère personnel sont également accessibles au jury d'entretien, établi sur une base ad hoc par la Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général, ou, par un membre du personnel auquel elle ou il a délégué ses pouvoirs conformément au Cadre général de délégation. En particulier, le jury d'entretien peut inclure un membre du Comité du personnel, l'organe permanent représentant le personnel du Conseil de l'Europe.

• Vérification des antécédents

Les informations relatives à la vérification des antécédents sont d'abord collectées par notre prestataire de services. Outre le fait qu'il est lié par des clauses contractuelles spécifiques pour toute opération de traitement de données à caractère personnel au nom du Conseil de l'Europe, le prestataire de services est sélectionné à l'issue d'une procédure de mise en concurrence et dispose d'une expérience et d'une expertise avérées en matière de vérification des antécédents et de traitement des données à caractère personnel. Une fois que le prestataire de services a collecté les données pertinentes, celles-ci sont transmises au Conseil de l'Europe puis supprimées des serveurs du prestataire.

En ce qui concerne les vérifications classiques des antécédents, les données à caractère personnel de la personne candidate transmises par le prestataire de services sont traitées par les membres de la DRH responsables du recrutement, dans le but de vérifier les informations soumises par cette dernière.

Dans le cadre de la vérification renforcée des antécédents, les données personnelles de la personne candidate transmises par le prestataire de services peuvent être consultées par la Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général, la Secrétaire Générale Adjointe ou le Secrétaire Général Adjoint et leurs conseiller·es responsables des questions administratives, la Directrice ou le Directeur Général·e de l'Administration, la Directrice ou le Directeur des Ressources Humaines, la Cheffe ou le Chef de division responsable des procédures de recrutement et la Cheffe ou le Chef de division responsable de la sécurité et de la sûreté, dans le but d'évaluer les risques potentiels qui pourraient découler du recrutement de la personne candidate.

• Accès par d'autres entités/membres du personnel du Conseil de l'Europe

Les Correspondantes et Correspondants RH (voir section 5.1 ci-dessus) peuvent avoir accès aux formulaires de candidature et aux candidatures spontanées après la phase de présélection. Elles ou ils peuvent également avoir accès aux listes de présélection.

Les cheffes et chefs des Grandes Entités Administratives (voir le premier paragraphe du point 5.1 ci-dessus) ou d'autres membres du personnel de la direction, du département, de la division ou de l'unité qui recrute peuvent avoir accès aux formulaires de candidature ou aux candidatures spontanées à n'importe quel stade du recrutement. Ces personnes peuvent également accéder à la note d'évaluation de la personne candidate. Si elles font partie du jury d'entretien, elles auront accès aux informations fournies par la personne candidateau cours de l'entretien, ainsi qu'aux observations faites et aux notes prises par les personnes chargées de l'entretien à l'égard de la personne candidate. Elles peuvent également accéder aux listes de présélection.

Une représentante ou un représentant du Comité du personnel participant à l'entretien a accès aux formulaires de candidature et aux informations fournies par la personne candidate au cours de l'entretien, ainsi qu'aux observations faites et aux notes prises par les personnes chargées de l'entretien à l'égard de la personne candidate.

Le Comité de suivi des nominations a accès aux données à caractère personnel des personnes candidates figurant sur une liste de présélection, y compris le nom et le prénom, le genre, la nationalité, la note d'évaluation, l'emploi précédent au Conseil de l'Europe, le cas échéant, et le type de contrat qui pourrait être proposé à cette dernière.

Les données personnelles des personnes présélectionnées pour la nomination aux grades A6 et A7 peuvent être partagées par la Secrétaire Générale ou le Secrétaire Général avec le Comité des Ministres pour un échange de vues informel. Lorsque la nomination envisagée concerne un poste vacant au sein du Secrétariat de l'Assemblée parlementaire, le Bureau de l'Assemblée parlementaire sera également informé de la nomination envisagée. En ce qui concerne la procédure de nomination spéciale (article 4150 du Statut et des Arrêtés relatifs au personnel du Conseil de l’Europe), les formulaires de candidature sont également partagés avec les entités concernées.

5.1.2 - Mise à disposition

En cas de mise à disposition, les candidatures sont également consultées par des membres de la division/unité auprès de laquelle la personne candidate a postulé pour une mise à disposition. Si cette dernière ne se voit pas proposer de mise à disposition dans la division/unité de son choix, sa candidature peut être transmise à une autre division/unité susceptible de l'intéresser sur la base de son profil.

Les données personnelles des personnes candidates à la mise à disposition, y compris leur CV, sont communiquées à la Représentation Permanente du pays qui mettrait à disposition cette dernière. Cette Représentation Permanente est également informée de la sélection de la personne retenue. Si cette dernière est nommée à un poste de cheffe d’un Bureau du Conseil de l’Europe, les informations relatives à cette nomination sont publiées sur les sites Intranet et Internet du Conseil de l'Europe. Le ministère des affaires étrangères de l'État hôte du Bureau est également informé de la nomination.

5.1.3 - Stages et visites d'études

Les dossiers de candidature pour un stage ou une visite d'étude peuvent être consultés par un ou des membres du personnel de la division/unité auprès de laquelle la personne candidate a postulé. Si cette dernière ne se voit pas proposer un stage ou une visite d'étude dans la division/unité de son choix, sa candidature peut être transmise à une autre division/unité susceptible de l'intéresser sur la base de son profil.

5.2 - Aide aux visas

Lorsque la personne candidate a besoin d'un visa pour se rendre à l'examen, à l'entretien ou, si elle reçoit une offre d'emploi, à son lieu d'affectation ; ses données personnelles seront collectées par la DRH et accessibles par le service du Conseil de l'Europe chargé de la délivrance des notes verbales : le Protocole.

5.3 - Programme de parrainage (« buddy »)

Dans le cadre du programme de parrainage, qui vise à offrir au personnel nouvellement recruté une expérience d'intégration accueillante, nous traitons les noms et prénoms, l'adresse électronique et/ou le numéro de téléphone, les langues parlées, la nationalité et le lieu de travail des personnes candidates retenues qui souhaitent participer au programme. Nous partageons ces informations avec le membre du personnel qui s'est porté volontaire pour agir en tant que la « marraine » ou le « parrain » et qui a été jumelé avec la personne nouvellement recrutée. La DRH n'a pas accès aux informations personnelles qui peuvent être partagées entre la personne candidate retenue et la « marraine » ou le « parrain » dans le cadre du programme.

5.4 - Audit

Les données personnelles des personnes candidates peuvent être divulguées aux organes compétents du Conseil de l'Europe à des fins d'audit interne et externe, y compris à la Division de l'Audit Interne de la Direction de l'Audit interne, de l'évaluation et de l'investigation.

5.5 - Enquête interne

Les données personnelles des personnes candidates peuvent être divulguées à des fins d'enquête interne, à la Division des Investigations de la Direction de l'Audit interne, de l'évaluation et de l'investigation.  

5.6 - Conseils juridiques et litiges

Les services juridiques de l'Organisation peuvent avoir accès à des données à caractère personnel dans la mesure où elles sont pertinentes pour le traitement d’un litige ou pour fournir des conseils juridiques dans une situation spécifique.

5.7 - Maintenance et assistance technique

La Direction des Technologies de l'Information peut avoir accès aux données à caractère personnel contenues dans les bases de données, les workflows et autres outils informatiques utilisés par la DRH, si cela est nécessaire à des fins de maintenance et d'assistance technique.

5.8 - Délivrance du badge d'accès aux locaux

En ce qui concerne les personnes retenues, certaines données personnelles, telles que le nom et le prénom, peuvent être transférées au Bureau de l'accréditation, dans le but de préparer un badge donnant accès aux locaux du Conseil de l'Europe. Des informations plus détaillées sur le traitement des données personnelles pour la délivrance du badge sont fournies dans un avis de confidentialité spécifique disponible à l’entrée du Conseil de l’Europe en scannant le code QR. 

5.9 - Publication sur l'intranet

Les informations concernant les personnes recrutées sont publiées sur l'Intranet du Conseil de l'Europe dans le recueil mensuel des mouvements de personnel. Les informations publiées comprennent le nom et le prénom, le grade, la nationalité, le service/département et la date de nomination de ces dernières.

Les informations concernant les personnes recrutées aux grades A6 et A7, y compris le nom et le prénom, la durée de la nomination et la date d’entrée en poste, sont également publiées sur l'intranet du Conseil de l'Europe.

6 - Pendant combien de temps les données à caractère personnel seront-elles conservées ?

Les données à caractère personnel traitées dans le cadre de la procédure de recrutement sont conservées pendant cinq ans. 

Toutefois, les personnes candidates peuvent supprimer leur profil sur notre plateforme de recrutement à tout moment. Dans ce cas, les données ne sont plus accessibles à la DRH. Elles sont néanmoins isolées et conservées pendant cinq années supplémentaires, uniquement à des fins d'audit.

Si les personnes candidates sont inscrites sur une liste de présélection, cette liste reste valable pendant quatre ans. À l'expiration de la liste de présélection, les données des personnes candidates, y compris les données traitées pour les vérifications standard des antécédents, sont conservées pendant cinq années supplémentaires à des fins d'audit.

Les informations personnelles traitées pour les vérifications renforcées des antécédents sont supprimées dès que la décision de recruter ou de ne pas recruter la personne candidate est prise.

7 - Les données sont-elles soumises à une prise de décision automatisée ?

La DRH peut utiliser un algorithme pour faciliter la sélection initiale des candidatures. Cette technologie permet d'identifier efficacement les personnes candidates dont les qualifications et l'expérience correspondent le mieux aux exigences du poste, au cours de la phase de sélection des formulaires de candidature. Toutefois, tous les résultats générés par l’algorithme sont toujours examinés et supervisés par le personnel de la DRH afin d’assurer l'équité et l'exactitude du processus de sélection. La supervision humaine garantit que les décisions sont prises en tenant compte de tous les facteurs pertinents et qu'elles sont exemptes de parti pris.

8 - Quels sont vos droits en matière de protection des données ?

8.1 - Droits généraux en matière de protection des données

Vous avez le droit de : 

• Demander l'accès aux informations personnelles que nous détenons à votre sujet ;
• Demander que nous corrigions les informations personnelles incomplètes ou inexactes que nous détenons à votre sujet ;
• Demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque nous n'avons aucune raison valable de les conserver ;
• Vous opposer au traitement de vos données personnelles pour des raisons spécifiques liées à votre situation ;
• Lorsque le traitement de vos données à caractère personnel est fondé sur le consentement, retirer votre consentement à tout moment, auquel cas nous cesserons de traiter les données. 

En ce qui concerne les données à caractère personnel stockées dans notre plateforme de recrutement, les personnes candidates ont la possibilité de les consulter, de corriger ou de supprimer les informations contenues dans leur(s) formulaire(s) de candidature et de supprimer leur profil (voir la section 6 ci-dessus concernant la suppression du profil).

8.2 - Vérification des antécédents

En ce qui concerne spécifiquement la vérification des antécédents, si des doutes surgissent quant au recrutement possible de la candidate ou du candidat sur la base des informations obtenues, la personne candidate sera invitée à fournir des éclaircissements avant qu'une décision ne soit prise.

S'il s'avère qu'une personne candidate a un casier judiciaire, une évaluation individualisée sera effectuée, en tenant compte de la nature et de la gravité de l'infraction, de son ancienneté et de sa pertinence par rapport au poste en question.

9 - Contacts

Si vous souhaitez exercer l’un des droits énoncés ci-dessus ou si vous avez des questions, inquiétudes ou demandes concernant la manière dont vos données sont collectées et utilisées, veuillez contacter le Conseil de l'Europe en envoyant un courrier électronique : 

• À recruitment@coe.int;
• À la Déléguée ou au Délégué à la protection des données du Conseil de l'Europe à dpo@coe.int.

Si vous estimez que nous n'avons pas répondu de manière adéquate à votre demande et considérez que vos droits ont été enfreints du fait du traitement de vos données à caractère personnel, vous pouvez déposer une plainte auprès de la Commissaire ou du Commissaire à la protection des données du Conseil de l'Europe en envoyant un courrier électronique à datacommissioner@coe.int.